25 October 2017

Cara membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK) bagi PNS

AL-MAUDUDY.COM (25/10/2017) - Menjelang akhir tahun yaitu setiap bulan Desember setiap instansi pemerintah tidak terkecuali di lembaga pendidikan (Sekolah) harus membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK) bagi PTK nya yang berstatus PNS. 

Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil, sering disebut Daftar Urut Kepangkatan adalah suatu daftar yang memuat nama Pegawai Negeri Sipil dari suatu satuan organisasi Negara yang disusun menurut tingkatan kepangkatan. Daftar Urut Kepangkatan merupakan salah satu bahan obyektif untuk melaksanakan pembinaan karier Pegawai Negeri Sipil berdasarkan sistem karier dan sistem prestasi kerja, oleh karena itu Daftar Urut Kepangkatan perlu dibuat dan dipelihara secara terus-menerus.

Tata cara membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK)


Dalam Daftar Urut Kepangkatan tidak boleh ada 2 (dua) nama Pegawai Negeri Sipil yang sama nomor urutnya, maka untuk menentukan nomor urut yang tepat dalam satu Daftar Urut Kepangkatan diadakan ukuran secara berturut-turut sebagai berikut :
  1. Pangkat;
  2. Jabatan;
  3. Masa kerja;
  4. Latihan jabatan;
  5. Pendidikan; dan
  6. Usia.

1. Pangkat

Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat lebih tinggi, dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama, umpamanya Pembina golongan ruang IV/a, maka dari antara mereka yang lebih tua dalam pangkat tersebut dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan (lihat TMT pangkatnya).
Contoh :
Pada SMP Negeri 1 Kayangan terdapat 3 orang guru yang berpangkat sama yaitu Pembina golangan ruang IV/a. Budi diangkat dalam golongan ruang IV/a pada tanggal 1 Maret 2013, Erlina diangkat dalam golongan ruang IV/a pada tanggal 31 Desember 2013 dan Susi diangkat dalam golongan ruang IV/a sejak tanggal 1 Maret 2014. Maka susunan nama mereka pada Daftar Urut Kepangkatan SMP Negeri 1 Kayangan yang dimuat dengan urutan Budi, Erlina kemudian Susi. 

2. Jabatan

Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama dan diangkat dalam pangkat itu dalam waktu yang sama pula, maka dari antara mereka yang memangku jabatan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan.
Contoh
Pada SMP Negeri 1 Kayangan terdapat dua orang guru yaitu Budi dan Wati yang memiliki pangkat dan golongan sama serta TMT pangkat sama yaitu Pembina IV/a TMT 1 Januari 2016. Budi menjabat sebagai Kepala Sekolah sedangkan Wati menjabat sebagai Wakil Kepala Sekolah. Karena jabatan Kepala Sekolah lebih tinggi dari  jabatan wakil Kepala Sekolah maka Budi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi pada DUK dibandingkan dengan Wati.
Apabila dua orang atau lebih memiliki Pangkat dan Golongan serta TMT yang sama, kemudian jabatan yang diembannya sama maka siapa yang terlebih dahulu diangkat dalam jabatan tersebut yang memiliki nomor urut yang lebih tinggi pada DUK
Tingkat jabatan sebagai dasar penyusunan Daftar Urut Kepangkatan, adalah :
  1. Jabatan struktural adalah sebagai tersebut dalam Keputusan Presiden Nomor 15 Tahun 1977 dengan segala tambahan dan perubahannya.
  2. Jabatan lain adalah sebagaimana dimaksud dalam lampiran II Surat Edaran Kepala BKN Nomor : 03/Se/1980 Tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil

3. Masa Kerja

Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama dan memangku jabatan yang sama maka dari antara mereka yang memiliki masa kerja sebagai Pegawai Negeri Sipil yang lebih banyak dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. Masa kerja yang diperhitungkan dalam Daftar Urut Kepangkatan, adalah masa kerja yang dapat diperhitungkan untuk penetapan gaji

4. Latihan Jabatan

Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama ,memangku jabatan yang sama dan memiliki masa kerja yang sama , maka dari antara mereka yang pernah mengikuti latihan jabatan yang ditentukan , dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. 

Apabila jenis dan tingkat latihan jabatan sama, maka dari antara mereka yang lebih dahulu lulus dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan

Tingkat latihan jabatan yang digunakan sebagai dasar dalam Daftar Urut Kepangkatan adalah sebagaimana dimaksud dalam lampiran III Surat Edaran Kepala BKN Nomor : 03/Se/1980 Tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil.

5. Pendidikan

Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama, memangku jabatan yang sama, memiliki masa kerja yang sama, dan lulus dari latihan jabatan yang sama, maka dari antara mereka yang lulus dari pendidikan yang lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan. Apabila tingkat pendidikan sama, maka dari antara mereka yang lebih dahulu lulus dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan.


6. Usia

Apabila ada dua orang atau lebih Pegawai Negeri Sipil yang berpangkat sama, memangku jabatan yang sama, memiliki masa kerja yang sama, lulus dari latihan jabatan yang sama, dan lulus dari pendidikan yang sama, maka dari antara mereka yang berusia lebih tinggi dicantumkan dalam nomor urut yang lebih tinggi dalam Daftar Urut Kepangkatan.

Format Penulisan DUK

Cara membuat Daftar Urut Kepangkatan (DUK) bagi PNS
Contoh Format DUK (klik gambar untuk memperbesar)

Petunjuk pengisian tiap kolom pada format.

1. Penulisan Nomor Urut

Diisi dengan angka (value), tanpa tanda titik. Angka 1 sampai dengan jumlah PNS pada instansi yang bersangkutan.

2. Penulisan Nama

    • Diisi dengan nama lengkap beserta gelar yang dimiliki;
    • Setelah inisial gelar di depan nama, diberi tanda titik (.) dan 1 spasi. Contoh : Drs. Hardjanto.
    • Antara gelar satu dan lainnya, diberi 1 spasi. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Hardjanto
    • Untuk inisial gelar di belakang nama, setelah huruf di akhir nama, diberi tanda koma (,) dan 1 spasi, lalu inisial gelar. Contoh : Drs. Ir. Prof. H. Hardjanto, M.Si.
    • Untuk singkatan nama, yang ada di depan atau di belakang nama utama, diberi tanda titik dan 1 spasi (tanpa tanda koma). Contoh : Hardjanto W
    • Untuk nama singkatan yang menggunakan 2 atau lebih huruf besar atau gabungan dari huruf besar dan kecil, maka cukup diberi 1 tanda titik setelah huruf terakhir. Contoh : Hardjanto W P.
    • Untuk nama dengan singkatan nama yang diikuti dengan inisial gelar, setelah tanda titik diberi tanda koma, 1 spasi kemudian inisial gelar. Contoh : Hardjanto W P., M.Pd.

3. Penulisan NIP


Diisi dengan angka NIP yang terdiri dari 9 digit.Tanpa tanda titik (.)Tanpa Spasi

4. Penulisan Golongan / Ruang pangkat terakhir


Tanpa Spasi dan Tanpa Tanda Titik (.) Sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat yang terakhir

5. Penulisan TMT Kenaikan pangkat


Terhitung Mulai Tanggal (TMT), Kenaikan Pangkat terakhir  Sesuai dengan SK Kenaikan Pangkat terakhir. Format input data : dd-mm-yyyy

6. Penulisan Nama Jabatan


Ditulis sesuai dengan NOMENKLATUR atau Struktur Organisasi instansi yang bersangkutan. Jika terlalu panjang, nama jabatan dapat disingkat dengan bentuk baku atau yang umum/ sering digunakan, seperti berikut : Ka. Dinas;     Ka. Badan; Wk. Ka; Karo; Kasubdin; Kabag; Kabid; Kasubbid; Set. ; Sek. ; Dir. ; WK. Dir. ; Kasubbag; Kasubbid; Kasi; Ka. UPTD;

Jika ada Nama Jabatan Struktural Eselon IV (di bawah Eselon III) di dalam suatu instansi yang sama, maka Nama Jabatan tersebut harus dilengkapi dengan Jabatan Struktural Eselon III nya. Misalnya: Kasubbid. Istilah Staf untuk PNS yang tidak mempunyai Jabatan Struktural, sebaiknya tidak digunakan. Seperti contoh : Juru Ketik; Caraka; Sopir/Pengemudi

Gunakan istilah Pelaksana atau Peng-administrasi untuk PNS yang tidak mempunyai Jabatan Struktural. Misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan.

Setelah Nama Jabatan Pelaksana … atau Pengadministrasi …, maka sebaiknya dilengkapi dengan nama Jabatan Struktural tempat PNS tersebut bertugas. Seperti misalnya: Pelaksana Administrasi Kepegawaian Subbag Umum; Pengadministrasi Data Kenaikan Pangkat Subbag Kenaikan Pangkat; Pelaksana Administrasi Keuangan Subbag Keuangan; Pelaksana Pengawasan Lapangan Seksi Jalan dan Jembatan.

7. Penulisan Eselon

Tanpa Spasi, di antara Tanda Titik Tengah Tanpa titik, setelah karakter terakhir

8. Penulisan TMT Eselon

Terhitung Mulai Tanggal (TMT) Pelantikan pada Eselon yang bersangkutan.  Sesuai dgn Surat Pernyataan Pelantikan Eselon yang bersangkutan. Input data : dd/mm/yy,

Contoh: 1/3/02 atau 01/03/02

9. Penulisan Tahun Masa Kerja

Angka tahun Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1- 2, digit: 0 – 40

Masa Kerja pada kolom ini, adalah MASA KERJA GOLONGAN dalam satuan Tahun, berdasarkan SK Pangkat/ Berkala atau SK lain yang terakhir, yang di dalamnya mencantumkan Masa Kerja Golongan.

10. Penulisan Bulan Masa Kerja

Angka bulan Masa Kerja Golongan, terdiri dari 1 – 2, digit: 0 – 11 Sesuai dengan SK Pangkat/ Berkala atau SK lainn yang terakhir yang mencantumkan Masa Kerja Golongan.

11. Penulisan Nama Diklat Jabatan, seperti :

    • Spati – Spama
    • Pim. I – Pim.II
    • Spamen – Spala
    • Sespa – Adumla
    • Sespanas – Sepada
    • Pim. II – Adum
    • Sepadya – Pim.IV.
    • Sepadyanas

12. Penulisan Tahun Diklat

Angka tahun Latihan Jabatan terdiri dari 4 digit: yakni, 1995/ 2002/ 2005

13. Penulisan Jumlah Jam Diklat

Diisi dengan jumlah jam Diklat yang bersangkutan. Contoh : 400/ 750/ 1000

14. Penulisan Nama Pendidikan

Nama pendidikan disingkat sesuai dengan bentuk baku atau yang umum digunakan, seperti antara lain: Fekon/ Fisipol/ Poltek/ Faperta/ Fahutan/ Ak. Farmasi/ F. Kedokteran/ F. Teknik    Unmul/ F. Hukum/ ABA/ UI/ Akper/ SMA/ Unair/ SMU/ STM/ ITB/ SPMA/ SMP/ Untag/ SKKA/ SKKP/ ITS/ STN/ PGAN/ IPB/ SD/ FKIP/ UGM/ SR/ IKIP/ Unhas.

Penulisan Nama Pendidikan sesuai dengan urutan berikut :

– Fakultas, Jurusan, Universitas, Kota
– Akademi, Jurusan, Kota
– Sekolah, Jurusan, Kota
Contohnya :
– ABA, Sastra Inggris, Yogyakarta
– Akper, Kebidanan, Pontianak
– Fekon, Akuntantasi, Unmul, Banjarmasin
– Fisipol, A.N., Unmul, Pekanbaru
– FKIT, Teknik Listrik, IKIP, Surabaya
– Kedokteran, Umum, Airlangga Surabaya
– Poltek, Tata Niaga, Malang
– SMAN 1, IPA, Surakarta
– SMPN 2, Bandung
– SRN 13, Denpasar
– STIE, Manajemen Perusahaan, Makassar

15. Penulisan Lulus Tahun

Angka tahun lulus Pendidkan terdiri dari 4 digit, seperti : 1995/ 2002/ 2005

16. Penulisan Tingkat Ijazah

Tanpa spasi di antara tanda titik tengah dan tanpa tanda titik setelah karakter terakhir, Contoh:
S.3         SM      SLTA
S.2         D.III    SLTP
S.1         D.II     SD
D.IV      D.I

17. Penulisan Tgl. Lahir

Diisi tanggal lahir yang bersangkutan, sesuai dengan yang tercantum dalam SK CPNS- nya. Input data: dd/mm/yy,
contohnya : 1/3/02 atau 01/03/02

18. Penulisan Catatan Mutasi

Diisi dengan mutasi terakhir dari atau ke instansi lain.

19. Penulisan Keterangan

Diisi keterangan yang penting atau perlu saja, seperti :
    • TB : Tugas belajar
    • CTN : Cuti di luar tanggungan Negara
    • MD : Meninggal dunia
    • PT : Purna Tugas (Pensiun)
    • Keterangan lainnya yang perlu.
Referensi :
  1. Undang-undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3041).
  2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1972 tentang Badan Administrasi Kepegawaian Negara (Lembaran Negara Tahun 1972 Nomor 42).
  3. Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1979 tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Tahun 1979 Nomor 22, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3138).
  4. Surat Edaran Kepala BKN Nomor : 03/Se/1980 Tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil.

5 komentar

Ini informasi yang sudah lama ditunggu, terima kasih ya admin, dtggu berita berita barunya

Terima kasih share nya..siap dilanjutkan

Bahasa nya terlalu tinggi saya tidak dapat memahami nya mohon berikan penjelasan yg dapat dipahami oleh pelajar seperti saya

Yang banyak bergelut di bidang Kepegawaian pasti paham, karena ini memang konsumsinya bagian kepegawaian

Aku hanya guru Go-Blog yang suka berbagi informasi demi kemajuan dunia pendidikan.