Showing posts with label Contoh Administrasi. Show all posts
Showing posts with label Contoh Administrasi. Show all posts

07 May 2016

Jenis-Jenis Naskah Dinas di lingkungan Kemdikbud RI

Jenis-Jenis Naskah Dinas di lingkungan Kemdikbud RI


Menurut Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. Sedangkan Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 

Di lingkungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, naskah dinas terdiri dari peraturan, keputusan, instruksi, prosedur operasional standar, surat edaran, surat dinas, nota dinas, memo, surat undangan, surat tugas, surat pengantar, surat perjanjian, surat kuasa, surat keterangan, surat pernyataan, surat pengumuman, berita acara, laporan, notulen rapat, dan telaahan staf. 

peraturan; 

Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur. Terdiri dari : (1) Peraturan Menteri, (2) Peraturan Pemimpin perguruan tinggi negeri; dan (3). Peraturan Pemimpin unit utama 

keputusan; 

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan. 

instruksi; 

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan kebijakan atau peraturan perundang-undangan. 

prosedur operasional standar; 

Prosedur operasional standar adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu

surat edaran; 

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak 

surat dinas; 

Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan 

nota dinas; 

Nota dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan. 

memo; 

Memo adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan kepada bawahan. 

surat undangan; 

Surat undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan .Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu. 

surat tugas; 

Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. 


surat pengantar; 

Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. 
Surat pengantar dapat berbentuk lembaran surat atau kolom. 

surat perjanjian; 

Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. 

surat kuasa; 

Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. 

surat keterangan; 

Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. 

surat pernyataan; 

Surat pernyataan adalah naskah dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. 

surat pengumuman; 

Surat pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. 

berita acara; 

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian, ke 

laporan; 

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu kegiatan. 

notulen rapat; 

Notulen Rapat adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notulen rapat/notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang disampaikan dalam suatu rapat 

telaahan staf. 

Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh staf yang memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan 

24 April 2016

Aturan Pembuatan Surat Tugas di lingkungan Kemdikbud RI

Surat tugas adalah naskah dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Selain diperlukan agar pengemban tugas memperoleh pengesahan formal terhadap tugas yang harus dilaksanakan, keberadaan surat tugas juga menjadi penting untuk berbagai keperluan pada sebuah instansi pendidikan. Misalnya sebagai bukti fisik pengeluaran dana (SPPD) atau bukti fisik dalam laporan pengembangan diri bagi seorang guru yang akan menyusun penetapan angka kredit. Begitu juga surat tugas berguna untuk instansi yang dituju untuk memperlancar tugas pegawai atau pejabat yang berhubungan dengan lembaga atau instansi yang berkaitan dengan tugasnya.

Ketetuan mengenai surat tugas di lingkungan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan diatur dalam Permendikbud RI No. 6 tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.  Pada Permendikbud tersebut disebutkan bahwa Surat tugas dapat berbentuk lembaran surat atau kolom. 

Bagian-bagian surat tugas terdiri atas:
  1. kepala surat; 
  2. pembuka surat; 
  3. isi surat; dan 
  4. penutup surat. 

Kepala surat

Kepala surat tugas, baik yang berbentuk lembaran surat maupun kolom, dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana diatur pada pasal 2 ayat 2 Permendikbud RI No. 6 tahun 2013 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Pembuka surat

Pembuka surat tugas terdiri atas: frasa surat tugas; dan nomor. Frasa surat tugas ditulis di bawah kepala surat dengan huruf kapital secara simetris. Kata nomor ditulis sejajar dengan frasa surat tugas, diawali dengan huruf kapital. dan sejajar dengan kata nama. Kata pangkat dan golongan ditulis di bawah dan sejajar dengan NIP. Kata jabatan ditulis di bawah dan sejajar dengan kata pangkat dan golongan. Maksud, tanggal, dan tempat penugasan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata jabatan, didahului dengan kata untuk. 

Isi Surat

Isi surat tugas yang berbentuk kolom terdiri atas:
  1. nama jabatan pemberi tugas; 
  2. kolom isian surat tugas; dan 
  3. maksud, tanggal, dan tempat penugasan. 
Nama jabatan pemberi tugas ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor. Kolom isian surat tugas berisi nomor, nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diberi tugas ditulis di bawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas. Maksud, tanggal, dan tempat penugasan ditulis di bawah kolom sejajar dengan nomor isi kolom dan didahului dengan kata untuk. 

Penutup Surat Tugas

Penutup surat tugas dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagai berikut :
  1. tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi surat, tanpa didahului nama tempat pembuatan; 
  2. nama jabatan pejabat yang menandatangani surat ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma; 
  3. tanda tangan pejabat yang menandatangani surat dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; 
  4. cap jabatan atau cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat; 
  5. nama pejabat yang menandatangani surat ditulis di bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan 
  6. singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Menteri
  7. Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran 
  8. Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan. 
  9. Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan. 
Format surat tugas berbentuk lembaran surat

Format surat tugas berbentuk kolom


26 January 2016

JENIS-JENIS ADMINISTRASI SEKOLAH BERDASARKAN 8 STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN

Administrasi SekolahAdministrasi sekolah  adalah suatu proses keseluruhan kegiatan yang berupa merencanakan, mengatur (mengurus), melaksanakan dan mengendalikan semua urusan sekolah untuk mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah. Administrasi sekolah merupakan suatu proses pemanfaatan segala sumber (potensi) yang ada di sekolah baik personil (Kepala Sekolah dan stafnya serta guru-guru dan karyawan sekolah lainnya) maupun material (kurikulum, alat/media) dan fasilitas (sarana dan prasarana) serta dana yang ada di sekolah secara efektif.

Penataan administrasi bagi sekolah menjadi begitu penting sebagai sumber data utama manajemen  sekolah dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya  tujuan sekolah.

Secara lebih spesifik, administrasi sekolah berfungsi :
          Memberi arah dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah
          Memberikan umpan balik bagi perbaikan proses dan hasil pendidikan di sekolah
          Meningkatkan mutu penyelenggaraan administrasi sekolah
          Menunjang tercapainya tujuan/program sekolah secara efektif dan efisien

Saat ini penataan administrasi sekolah lebih mengacu pada 8 Standar Nasional Pendidikan. Akan tetapi yang sering timbul di lapangan, kita terkadang bingung mengenai jenis-jenis administrasi yang mengacu kepada 8 standar tersebut. Oleh karena itu berikut ini kami sajikan beberapa contoh jenis administrasi yang sesuai dengan 8 standar nasional pendidikan tersebut.

ADMINISTRASI STANDAR ISI :
  1. Dokumen KTSP (Buku 1, 2, 3)
  2. Dokumen Penyusunan Kurikulum (termasuk kurikulum mulok)
  3. SK Tim Pengembang Kurikulum
  4. Dokumen Penetapan KKM
  5. Kumpulan acuan/referensi/peraturan
  6. Program dan laporan pengembangan diri (BK, Ekstrakurikuler)
  7. Kalender Pendidikan
  8. Pemetaan SK – KD – Indikator
  9. Program  PT dan KMTT semua mapel
  10. dll.

ADMINISTRASI STANDAR PROSES :
  1. Administrasi Guru (silabus, program tahunan, program semester, rincian minggu/hari efektif, RPP, jadwal mengajar, dokumen penilaian,  lembar penilaian sikap, program & pelaksanaan remedial dan pengayaan, analisis penilaian, daya serap, agenda guru, dll.)
  2. Daftar buku teks, panduan guru, referensi
  3. Program dan pelaksanaan supervisi, serta tindak lanjut
  4. Buku kemajuan kelas
  5. Dll.

ADMINISTRASI STANDAR KOMPETENSI LULUSAN :
1.       Dokumen hasil tugas-tugas terstruktur
2.       Dokumen / kumpulan karya siswa:
§  Kliping
§  laporan kegiatan
§  laporan diskusi
§  foto – foto kegiatan, dll.
3.       Dokumen Prestasi

ADMINISTRASI STANDAR PTK :
1.       File PTK
2.       Buku induk pegawai
3.       Kumpulan SK pembagian tugas dan uraian tugas
4.       Presensi PTK dan rekapitulasinya
5.       Notulen rapat-rapat
6.       Program dan laporan pelaksanaan  pengelolaan perpustakaan
7.       Program dan laporan pelaksanaan pengelolaan laboratorium
8.       Dokumen Keikutsertaan PTK dalam forum ilmiah
9.       Dokumen kewirausahaan
10.   Buku Pembinaan dan penanganan kasus
11.   Dokumen Program, pelaksanaan, dan hasil PKB
12.   Daftar Nominatif pegawai
13.   DUPAK
14.   SKP / PKP/DP-3
15.   Laporan hasil PKG
16.   DUK
17.   Buku cuti PNS
18.   Dokumen penerimaan gaji
19.   Daftar tunggu pensiun
20.   Data Statistik Kepegawaian
21.   Dll

ADMINISTRASI STANDAR SARANA DAN PRASARANA :
1.       Dokumen analisis luas lahan dan bangunan
2.       Dokumen analisis kebutuhan sarana prasarana
3.       Dokumen master plan/peta sekolah, foto–foto sarana prasarana
4.       Dokumen kepemilikan lahan
5.       Dokumen IMB/peruntukan bangunan
6.       Dokumen kepemilikan daya listrik
7.       Dokumen program dan pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana
8.       Buku teks / BSE/Buku guru/Buku siswa
9.       Dokumen administrasi inventaris laboratorium
10.   Dokumen administrasi  inventaris perpustakaan
11.   Buku inventaris sekolah
12.   Daftar inventaris tiap ruang (KIR)
13.   Administrasi perlengkapan/barang :
-          Buku penerimaan barang
-          Buku pengeluaran barang
-          Buku pemeriksaan perlengkapan/barang
-          Kartu pemeliharaan barang
-          Dokumen penghapusan barang
-          Dokumen usulan pengadaan barang

ADMINISTRASI STANDAR PENGELOLAAN
1.       Dokumen penetapan visi, misi  sekolah
2.       Dokumen RKJM/RKS, RKT/RKAS, RAPBS
3.       Dokumen KTSP, Kalender Pendidikan, Struktur Organisasi, program pengembangan SDM, peraturan akademik.
4.       Dokumen evaluasi pelaksanaan program dan tindak lanjut
5.       Dokumen administrasi kesiswaan :
a.       dokumen PPDB/MOPD
b.       dokumen Pelaksanaan pengembangan diri/konseling
c.       daftar dan rekapitulasi prestasi siswa
d.       buku induk siswa
e.       Data base sekolah
f.        Buku klaper
g.       Data  keadaan siswa
h.       Dokumen rekapitulasi presensi siswa
i.         Buku mutasi siswa
j.         Data statistik kesiswaan
k.       Daftar Nominatif Peserta UN
6.       Dokumen pendayagunaan PTK (Pembagian tugas, dokumen sistem penghargaan, pengembangan profesi, mutasi dan promosi)
7.       Dokumen sarana prasarana (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, inventarisasi)
8.       Dokumen hasil supervisi dan tindak lanjut
9.       Dokumen evaluasi kinerja guru dan karyawan
10.   Dokumen akreditasi sekolah
11.   Dokumen pemilihan wakil kepala sekolah
12.   Sistem Informasi Manajemen Sekolah (SIM)
13.   Dokumentasi administrasi persuratan/ perkantoran
-          Buku agenda
-          Buku ekspedisi
-          Kartu kendali dan lembar disposisi
-          Arsip surat masuk dan surat keluar
-          Kumpulan peraturan        

ADMINISTRASI STANDAR PEMBIAYAAN
1.       Dokumen investasi sarana prasarana
2.       Dokumen Program dan realisasi (pengembangan PTK, gaji, kesiswaan, ATK, penggandaan, biaya daya dan jasa, biaya operasional tidak langsung, dll.) 
3.       Dokumen pedoman pengelolaan sekolah
4.       Dokumen penerimaan beasiswa
5.       Dokumen pembukuan keuangan:
-          BKU
-          Buku kas pembantu
-          Buku pembantu pajak
-          Buku laporan keuangan (APBN, APBD, dll.)
-          Dokumen pemeriksaan atasan langsung

ADMINISTRASI STANDAR  PENILAIAN
1.       Dokumen rancangan dan kriteria penilaian
2.       Dokumen pengembangan instrumen penilaian
3.       Dokumen penilaian sesuai IPK
4.       Dokumen analisis hasil evaluasi/KKM dan daya serap
5.       Dokumen hasil remedial dan pengayaan
6.       Buku legger nilai
7.       Buku Raport/laporan Pencapaian Kompetensi Peserta Didik
8.       Dokumen penilaian sikap dan kepribadian
9.       Dokumen pelaporan ulangan, UTS, kenaikan kelas, UAS, UN
10.   Dokumen fotokopi SKHUN, ijazah, dan penyerahannya

ADMINISTRASI BUDAYA DAN LINGKUNGAN SEKOLAH
1.       SOP
2.       Tata Tertib Pendidik, Tenaga Kependidik,  Peserta Didik
3.       Tata Tertib penggunaan sarana prasarana/fasilitas  sekolah
4.       Petunjuk, peringatan dan larangan , sangsi berperilaku di sekolah
5.       Kode etik sekolah
6.       Buku tamu
7.       Program dan pelaksanaan 7K

ADMINISTRASI PERAN SERTA MASYARAKAT DAN KEMITRAAN SEKOLAH
1.       Dokumen  keterlibatan warga dan masyarakat dalam pengelolaan sekolah:
§  notulen rapat,
§  daftar hadir,
§  foto-foto kegiatan, dll.

2.       Dokumen kemitraan dengan lembaga yang relevan (MoU)